В первой части статьи (Читать) Полины Овчинниковой, управляющей отелем Four Elements в Екатеринбурге, мы поговорили о структуре складов в отеле, создании справочника номенклатуры товаров и регламентации соответствующих бизнес-процессов. Во второй части речь пойдет об инвентаризации и ключевых точках контроля складского хозяйства.
Проводим инвентаризацию
Инвентаризацию проводит комиссия, утверждённая приказом по предприятию. В зависимости от объёма предприятия комиссий может быть несколько. Инвентаризация проводится в определённый приказом день и временной промежуток. В состав комиссии входят председатель и два члена, которые не являются ответственными за склад лицами. Инвентаризация обязательно проводится в присутствии материально ответственного лица. Время проведения необходимо выбирать по загрузке, чтобы оборот товарно-материальных ценностей был минимален или отсутствовал вовсе для удобства, скорости и качества подсчёта.
К инвентаризации должны быть оприходованы все поступившие товарно-материальные ценности.
Основные проблемы при проведении инвентаризации:
1. «Стремянка есть, она сломана, ремонту не подлежит, но числится и хранится на складе, и её считают при каждой инвентаризации». Не копим мусор на складах! Сломанное оборудование должно быть списано при определении его непригодности к ремонту с последующей утилизацией. То же относится и к боюпосуды.
2. «А мы стремянку отдали горничным, они постоянно её просят, когда шторы в номерах снимают». К моменту проведения инвентаризации все перемещения должны быть сделаны. Если стремянку отдали горничным навсегда, то её надо переместить до проведения инвентаризации. Если просьбы разовые, стремянку возвращают в помещения материально-ответственных лиц, где фиксируютна период проведения инвентаризации.
3. «Числится пять стремянок, и комиссия бегает по всему отелю, чтобы их посчитать». Если инвентаризация проводится сплошным методом, то лучше всего зайти в помещение и считать слева направо. Сто тапочек насчитали, сто записали и продолжили считать другую номенклатуру. Если в другом помещении или на другой полке нашли ещё пятьдесят тапочек, то поставили «+50», когда до них дошли.
4. «Товарно-материальные ценности с номенклатурой, которая числится на складах разных материально-ответственных лиц, считаем в инвентаризацию обоих ответственных, то есть дважды». Можно избежать двоения, если ставить метки на товарно-материальные ценности о принадлежности к конкретному ответственному лицу. На период инвентаризации обеспечить, чтобы эти товарно-материальные ценности не переносились по отелю.
5. «Сразу же оприходовать излишки, списываем недостачу за счёт предприятия или за счёт материально ответственного лица по коллективной материальной ответственности по итогу инвентаризации».При выявлении излишек и недостач необходимо сделать анализ и повторный пересчёт по выборочным позициям. Убедиться, что неправильные данные появились не из-за «дважды посчитанной стремянки». Выборочный пересчёт выполняют в составе той же комиссии, что проводила инвентаризацию.
Первичная документация по инвентаризации, номенклатура и подсчитанное количество, с подписями всех членов комиссии и материально ответственных лиц,сдаётся в бухгалтерию для обработки.
Если по итогам инвентаризации окажется, что многие товарно-материальные ценности, которые числятся на балансовых счетах, на самом деле уже использованы хотя бы 1 раз или используются, необходимо принять совместное решение с собственником, бухгалтерией, финансовой службой, как поступить: списать единоразово, либо списывать частями в течение какого-то времени. Единоразовое списание негативно скажется на финансовом результате предприятия, что недопустимо в определённых ситуациях. Но пока порядок не наведён, затруднительно получить реальный результат работы.
Post-production или Точки контроля
Чтобы не допустить возврата к беспорядку, необходимо:
· проводить ежемесячные инвентаризации или как минимум пересчёт руководителями своих фактических остатков товарно-материальных ценностей по балансу, а не на глазок «спишу-ка я 1000», а почему 1000 - непонятно.
· подписывать ежемесячные акты списания управляющим и руководителем до отправки в бухгалтерию и проведению документов в учёте.
Если фактические остатки посчитаны корректно, но списание всё равно большое, не стоит его делить на несколько периодов. Этот снежный ком исказит отчётность и аналитику нескольких периодов, и, скорее всего, следующие месяца не позволят выровняться.
· проводить расследование причин слишком большого или маленького списания. Возможно, такое списание — норма для вашего отеля. Или дело в разной трактовке стандарта комплектации номеров, которая требует принятия дальнейших мер.
· своевременно, в каждую инвентаризацию или ежемесячно, вводить в эксплуатацию товарно-материальные ценности, предполагающие длительное использование.
· товарно-материальные ценности на забалансовых счетах достаточно считать ежегодно, но текстиль, посуду ресторана и номерного фонда разумнее считать трираза в год, так как оборачиваемость этих материальных ценностей высокая. Лучше смотреть расход в динамике, понимать реальные остатки и количество к закупу.
· если есть проблемные товарно-материальные ценности, которые по неизвестным причинам систематически много расходуются, периодичность их инвентаризаций по выборочной номенклатуре можно временно увеличивать.
· не забывайте и не ленитесь проводить инвентаризацию всех складов при смене материально ответственного лица.
Остановимся на одном случае из работы отеля. Возник огромный расход по чайным ложкам на двух объектах в разное время. В первом случае выяснилось, что стюарды по невнимательности могли их выбросить при очистке посуды. Во втором случае оказалось, что гости забирали ложки на мероприятиях. Для первого случая пересмотрели работу официантов при отдаче грязной посуды на мойку: официанты сами складывают приборы в отдельную ёмкость, также включили стюардов в коллективную материальную ответственность. В некоторых отелях проверяли мусор металлоискателями, но такая практика не получила положительных отзывов. В случаес гостями-любителями чайных ложек на мероприятия стали выкладывать одноразовые приборы.
В дальнейшем, при возникновении перерасхода или слишком маленького списания можно разбираться в причинах – долгожители, низкобюджетные группы, расширенная выкладка по требованию заказчика, большая доля доставки, повышенный расход на одноразовую упаковку и так далее.
Благодаря данным показателям, удастся с высокой точностью бюджетировать расходные статьи, просчитывать последствия повышения цен на прибыль, планировать закуп и определять минимальные складские остатки.
Автор статьи – Полина Овчинникова, управляющая отелем Four Elements (г. Екатеринбург)
